Wstęp

Wraz z rozwojem technik informatycznych opartych na AI, powstały nowe możliwości tworzenia zaawansowanych funkcji w PlanBus. Jedną z nich są funkcje głosowe umożliwiające dyktowanie informacji o wyjazdach i dodawanie ich bezpośrednio do PlanBus bez konieczności pisania.

Dla kogo?

Funkcja dyktowania została stworzona z myślą o osobach które bardzo często pracują po za biurem lub pracują w drodze. Są w drodze do biura, do warsztatu, do bazy albo do urzędu lub wprost za kierownicą autobusu.

Praca w drodze niestety nie wyklucza odbierania telefonów od stałych klientów, którzy są przyzwyczajeni do tej formy kontaktu. Po odebraniu takiego telefonu np. z prośbą o rezerwację autobusu, do tej pory albo trzeba było ją zapamiętać albo zapisać albo zadzwonić do biura i podyktować pracownikowi.

Od tej chwili można ją podyktować Agentowy AI w PlanBus.pl a później tylko sprawdzić, czy wszystko dobrze dodał do PlanBus!

To samo dotyczy pracowników w biurze, którzy odbierają telefony od klientów. Zamiast wpisywać dane o wyjeździe będzie można je podyktować zaraz po zakończeniu rozmowy, prosto z pamięci, korzystając z funkcji głosowych.

Jak skorzystać?

W prawym górnym roku jest ikona mikrofonu, wystarczy ją kliknąć.

Po kliknięciu otworzy się formularz z możliwością uruchomiania nagrywania polecenia, który ma kilka możliwości. Pierwszą rzeczą jaką polecamy, to zapoznanie się krótką pomocą dostępną pod ikoną znaku zapytania „?”

Po jej kliknięciu otworzy się pomoc w której podajemy podstawowe informacje jako korzystać z funkcji głosowych oraz przykład jak podyktować najprostsze polecenie:

Zacytujemy tutaj te punkty:

  1. Polecenia głosowe są narzędziem – warto kilka razy poćwiczyć, żeby „wyczuć”, jak działają.
  2. Mów powoli i wyraźnie, jakbyś tłumaczył osobie, która pierwszy raz słyszy o tym zleceniu.
  3. Jeśli możesz, nagrywaj w miarę cichym miejscu (np. w samochodzie zamiast na hali, ulicy).
  4. Ułóż najpierw w głowie strukturę informacji, np.:
    • kiedy zaczyna się trasa: data, godzina, miasto i adres/obiekt,
    • kiedy się kończy: data i godzina,
    • jaki to typ wyjazdu i ewentualne miasta/punkty po drodze,
    • dane firmy zamawiającej: nazwa, ewentualnie adres i NIP,
    • dane osoby kontaktowej: imię i nazwisko, telefon, e-mail.
  5. Możesz użyć frazy „Temat wyjazdu: …”, żeby od razu podać nazwę w kalendarzu tras – alias trasy.

Oto przykład jak może brzmieć polecenie:

Dodaj wyjazd zaczynający się 2 kwietnia 2026 roku o godzinie 10:15 z Warszawy, a kończący się 6 kwietnia o godzinie 22:00.
Temat wyjazdu: Wstępna rezerwacja.
Nazwa klienta zamawiającego: Miejski Klub Sportowy, ulica Kolejowa 34, kod pocztowy: 05-420 Sochaczew.
Osoba kontaktowa Jarek Nowakowski, telefon 606 255 262, adres poczty e-mail Jarek małpka o2x.pl

Ponowne kliknięcie w ikonę pytajnika zamyka zakładkę pomoc.

Tryby pracy

Nasz głosowy Agent AI może pracować w dwóch trybach:
a) dla początkujących, gdzie wszystko dzieje się etapami i mamy wpływ na ten proces
b) automatyczny, dla osób, które mają już doświadczenie i chcą działać jak najszybciej.

Sam proces dodania wyjazdu z polecenia głosowego składa się z dwóch nieco oddzielnych etapów:
– nagranie i zamiana głosu na tekst (transkrypcja)
– wysłanie treści do AI w celu dodania wyjazdu

Tryb dla początkujących

Ten tryb daje nam możliwość sprawdzenia jak udało się dokonać zamiany mowy na tekst tzw. transkrypcji. Wówczas po nagraniu polecenia w okienku formularza pojawia się nasze polecenie zamienione na tekst, jakość tej zamiany jest zależna od wielu czynników i nie jest 100% dokładna.

Jednak nie musi być super dokładna, ponieważ w drugiej części model językowy AI sprawdzi i postara się poprawić drobne niedoskonałości.

Aby nagrać swoje polecenie klikamy w niebieski przycisk „Rozpocznij nagrywanie”:

Za pierwszym razem na pewno pojawi się monit o zezwolenie użycia mikrofonu, gdzie klikamy Udostępnij:

Zaraz po kliknięciu rozpocznie się nagrywanie, co zostanie zakomunikowane zmianą koloru na czerwony oraz pojawi się pasek zmieniający długość wraz z mową (prosty wskaźnik wysterowania mikrofonu):

Wskaźnik „wysterowania” mikrofonu będzie zmieniał się ze zmianą natężenia dźwięku, po czym rozpoznamy, że coś się nagrywa 🙂

Gdy skończymy dyktować informacje o naszym wyjeździe klikamy „Zakończ nagrywanie”, po kliknięciu nasze nagranie zostanie automatycznie wysłane do transkrypcji:

Po kilkunastu sekundach, w polu tekstowym pojawi się nasze polecenie po transkrypcji, może to wyglądać tak lub podobnie:

Transkrypcja nie musi być idealna, ale jeśli chcemy to w tym trybie możemy nanieść poprawki. Jeśli transkrypcja jest mniej więcej ok, to teraz trzeba kliknąć „Utwórz ofertę”. Po kilkunastu sekundach oferta zostanie dodana, co zostanie zasygnalizowane zielona ikonką.
Teraz możemy zamknąć ten formularz.

Tryb automatyczny

Osoby, które poznają jak działają te mechanizmy, kroki pośrednie nie będą potrzebne. Dlatego dla nich przygotowaliśmy tryb automatyczny:

W tym trybie, formularz zostanie automatycznie zamknięty po zakończeniu nagrywania, jak tylko nagranie uda się wysłać do serwer PlanBus. Wszystkie czynności (transkrypcja, dodanie oferty) zostaną wykonane automatycznie na serwerze PlanBus.
W ten sposób minimalizujemy czas potrzebny na podyktowanie wyjazdu prawie do czasu nagrania, bo czas wysyłania nagrania audio jest krótki.

PlanBus będzie nas informował o wykonaniu poszczególnych etapów, pojawiającymi się komunikatami przedstawionymi na poniższym filmiku:

Zaraz po zamknięciu się okna z formularzem, możemy zająć się innymi zadaniami, wszystkie czynności związane z dodaniem wyjazdu wykonają się automatycznie na serwerze PlanBus.

Gdzie trafił podyktowany wyjazd?

Wszystkie podyktowane wyjazdy trafiają do działu „Oferty” i tam można je znaleźć. Są też specjalnie oznaczone etykietą „AUTOMAT AI”:

UWAGA!
Należy sprawdzić wszystkie dodane informacje, AI niestety może wprowadzić błędy…

Dlatego po wejściu w edycję otrzymamy jeszcze raz takie komunikat:

W Ofercie, będzie możliwość kontrolnego odsłuchania naszego nagrania. Pozwoli to nam sprawdzić zarówno jakość techniczną (zakłócenia, szum, dźwięki otoczenia) jak i merytoryczną, czyli czy na pewno podyktowaliśmy wszystkie informacje we właściwy sposób.
Będzie tu też pełny tekst tego co zrozumiała AI z naszego nagrania….

Przenoszenie do Zleceń

Jeśli sprawdziliśmy i wszystkie dane się zgadzają lub nanieśliśmy niezbędne poprawki, to możemy taką „Ofertę” w bardzo prosty sposób przenieść do zleceń. W edycji Oferty na dole strony znajdziemy taką możliwość:

Po zapisaniu zmian, oferta ze wszystkimi zawartymi w niej informacjami zostanie przeniesiona do działu Zleceń, gdzie możemy dalej ją procedować zgodnie z naszą metodą pracy.

Dziennik zdarzeń

Ponieważ coraz więcej czynności wykonywanych jest automatycznie bez udziału człowieka na serwerze w tzw. tle aplikacji. Postanowiliśmy dodać całkiem nowy dział główny w PlanBus o nazwie „Dziennik”:

Na tą chwilę dział ten ma dwie zakładki: Zadania systemowe oraz Zadania agenta AI
W zadaniach Agenta AI, możemy znaleźć sprawozdanie ze wszystkich czynności zleconych agentowi:

W dzienniku zostaną zapisane wszystkie pojedyncze czynności, takie jak: nagranie, transkrypcja, dodanie do Ofert. W takiej kolejności jak zostaną wykonane przez system z informacją o datcie i godzinie, użytkowniku, który zlecił i czy udało się wykonać daną czynność poprawnie.

Urządzenia

Jeśli chodzi o urządzenia przenośne takie jak telefon, tablet czy laptop, to te urządzenia są wyposażone w mikrofon. Zatem skorzystanie z funkcji głosowych jest bardzo proste, wystarczy kliknąć ikonę mikrofonu w prawym górnym rogu PlanBus.pl

W przypadku komputerów stacjonarnych, takich klasycznych z oddzielną klawiaturą, monitorem i komputerem, jest nieco trudniej, bo zazwyczaj nie ma on wbudowanego mikrofonu. W większości przypadku, współczesne komputery mają karty dźwiękowe, wówczas wystarczy zwykły mikrofon na tzw. minijack albo słuchawki z mikrofonem.

Przykładowy mikrofon tego typu:

Jest jeszcze bardziej kompleksowe rozwiązanie, mikrofon na USB. My polecamy: JBL Quantum Stream Talk niewiele droższy od mikrofonów na minijack, ale o wiele lepszy w jakości dźwięku. Taki mikrofon ma charakterystykę kierunkową, czyli sam z siebie będzie tłumił dźwięki otoczenia zapewniający lepszą jakość nagrania.

Link do tego mikrofonu na portalu Ceneo: https://www.ceneo.pl/165001274