Całkowita modernizacja systemu przypomnień o Fakturach i płatnościach!
Dziś naszym bohaterem jest kompleksowa modernizacja systemu przypomnień.
Ile razy zdarzyło się Państwu zapomnieć po realizacji zlecenia w terminie wystawić Klientowi fakturę za usługi?
A przecież każdy dzień zwłoki, to pogarszanie płynności Waszego przedsiębiorstwa! Klient wcześniej czy później zapłaci, ale im wcześniej tym lepiej i z tym chyba każdy się zgodzi….
W związku z tym, że ten problem, choć w różnej skali dotyka każdego, postanowiliśmy gruntownie i kompleksowo przebudować nasz system przypomnień. Przyjęliśmy następujące założenia:
– generowanie przypomnień nawet jeśli zapomni o nich człowiek,
– obsługa nie wymagająca na poziomie podstawowym żadnych czynności,
– uproszczona obsługa dodatkowych funkcji.
W tej chwili w zleceniu zamiast dotychczasowego „Planu płatności” pojawiła się sekcja „Finanse”
Aktualnie jeśli dodamy nowe zlecenie, to automatycznie zostanie dodany wiersz z przypomnieniem o wystawieniu faktury:
Zostanie też ustawiona automatyczna data na „+1 dzień”, będzie to oznaczało, że przypomnienie zostanie ustawione na dzień później po ostatniej trasie w zleceniu.
W powyższym przypadku, będzie to 18 XI 2016r. Po zapisaniu tego zlecenia, zostanie wygenerowane automatyczne przypomnienie o potrzebie wystawienia faktury:
Jak widać, nie wykonaliśmy żadnych dodatkowych czynności a jednak PlanBus.pl automatycznie będzie przypominał o potrzebie wystawienia faktury. Jeśli jednak dodamy wartość faktury, to automatycznie zostanie też dodany wiersz przypomnienia o płatności:
Teraz jeśli chcemy skorzystać z tego przypomnienia, to wystarczy, że ustawimy datę tego przypomnienia. Po kliknięciu w ikonę kalendarza pojawią się opcje wyboru predefiniowanych dat:
Istnieje możliwość ustawienia daty:
- „Płatność” – płatność po wykonaniu zlecenia (standardowa),
- „Przedpłaty” – płatność przed wykonaniem zlecenia.
Jeśli wybierzemy „Przedpłatę” np. -3 dni, czyli typową zaliczkę, widok w polu „Przypomnienie o płatności” będzie następujący:
To system wygeneruje przypomnienie na 3 dni przed rozpoczęciem zlecenia, czyli w tym wypadku na dzień 12 XI 2016:
Natomiast w przypadku standardowej płatności np. +7 dni system wygeneruje przypomnienie w następujący sposób:
– 7 dni od daty przypomnienia o Fakturze
– jednak tylko wówczas, jeśli zaznaczymy, że dana Faktura została wystawiona
A oto wygenerowane przypomnienie:
Dobrą praktyką jest wpisanie numeru i serii wystawionej faktury, wówczas przypomnienie o płatności będzie jednoznacznie identyfikowane na liście płatności.
Nowością jest możliwość, definiowania dat z których chcemy zobaczyć przypomnienia oraz możliwość filtrowania po opiekunie zlecenia:
Dzięki tym nowym funkcjom, możliwe jest sprawdzenie przypomnień „z przyszłości” czyli w interesującym nas dowolnym okresie na przykład, możemy sprawdzić jakie faktury i na jaką kwotę wystawimy w przyszłym miesiącu:
