PlanBus.pl umożliwia komunikację z kierowcami za pomocą poczty e-mail. Podsystem ten składa się z dwóch niezależnych elementów:

  • Wysyłanie zleceń do kierowców za pomocą wiadomości e-mail
  • Potwierdzanie przyjęcia zlecenia przez kierowcę za pomocą linku potwierdzającego

Za pomocą tych mechanizmów zapewniamy prostą w użyciu, ale dwukierunkową komunikację. Prostą, bo wysłanie zlecenia do kierowcy to dwa kliknięcia a potwierdzenie kierowcy – to jedno kliknięcie!

Wysyłanie zlecenia do kierowcy

W celu wysłania zlecenia do kierowcy przejdź do Kalendarza. Kliknięcie na pasek wybranego zlecenia otworzy dymek z informacjami o zleceniu. W celu wysłania zlecenia kliknij jeden z dwóch przycisków „Wydruk” na dole dymku:

Kliknięcie w pierszy przycisk „Wydruk” otworzy okno, w którym to mamy dostęp do wydruków dla kierowców oraz do pojazdów. W oknie tym znajduje się przycisk z ikoną koperty symbolizujący interesujące nas wysłanie zlecenia do kierowcy.
Po jego kliknięciu otworzy się dymek z następującymi opcjami do wyboru:

Na adres e-mail kierowcy możemy wysłać zlecenie wyjazdu w wersji pełnej lub prostej. Załączyć do zlecenia możemy również kartę drogową oraz pliki przypisane do zlecenia. Opcjonalnie, po podłączeniu bramki SMS, możliwe będzie wysłanie dodatkowego powiadomienia w formie wiadomości na telefon kierowcy. SMS zawierać będzie informację o otrzymaniu nowego zlecenia, którego szczegóły dostępne są w wiadomości mailowej kierowcy. Po zaznaczeniu wybranych przez nas opcji odpowiadających informacjom jakie chcemy przekazać naszemu kierowcy klikamy przycisk „Wyślij teraz”.

Kierowca otrzyma wiadomość zawierającą następujące informacje:

Jednak warunkiem poprawnego działania funkcji wysyłania zleceń do kierowców jest podanie poprawnych adresów e-mail w karcie kierowcy. W przypadku braku adresu funkcja jest niedostępna:

Od tego miejsca zaczyna się druga część tego podsystemu, czyli potwierdzenie przez kierowcę przyjęcia zlecenia.

Potwierdzanie przyjęcia zlecenia przez kierowcę

Drugim mechanizmem w tym podsystemie jest możliwość automatycznego potwierdzenia przez kierowcę zapoznania się ze zleceniem i przyjęcie go do realizacji. Działa on w taki sposób: w chwili wysłania wiadomości, zapisywana jest data i godzina i zmieniany jest status na „wysłane” – kolor żółty ikony powiadomień. Gdy kierowca otrzyma i przeczyta wiadomość, jedyne co musi zrobić aby potwierdzić przyjęcie danego zlecenia, to kliknąć w link znajdujący się w danej wiadomości:

Po kliknięciu status zmienia się na „potwierdzony” – kolor zielony ikony powiadomień. Statusy potwierdzeń przez kierowców wyświetlają się w dymku trasy:

Jak również w podglądzie zlecenia:

Oczywiście statusy są widoczne również w kalendarzu kierowców, na paskach zleceń:

Nieco więcej opcji ma Edycja Trasa, bo po za funkcją informacyjną ma też możliwości edycyjne:

  • ustawienia statusu powiadomienia telefonicznego
  • wysłania wiadomości ze zleceniem

Aby wejść w Edycję Trasy klikj pasek zlecenia, a następnie przycisk „Edycja”:

W trybie Edycji Trasy mamy możliwość edycji statusów powiadomienia kierowców:

Dla każdego kierowcy możemy sprawdzić lub ustawić status lub wysłać zlecenie za pomocą wiadomości e-mail:

Konfiguracja

Aby móc w całości korzystać z możliwości powiadamiania kierowców wprost z kalendarza, należy wykonać kilka ważnych kroków:

1) Pierwszym z nich jest wprowadzenie adresów e-mail kierowców. Adresy e-mail danego kierowcy ustawiamy w edycji karty kierowcy:

2) Po drugie, trzeba włączyć tą funkcję w kalendarzu w opcjach wyświetlania:

3) Trzecią opcją konfiguracyjną jest ustawienie adres e-mail na który będą przychodziły ew. odpowiedzi od kierowców, czyli jakiś ogólny, biurowy adres.
Ten krok jest realizowany przez nasz BOK

 

Wysyłanie i potwierdzanie zleceń przez kierowców prosto z kalendarza tras