PlanBus.pl został rozbudowany o podsystem komunikacji z kierowcami za pomocą poczty e-mail. Podsystem ten składa się z dwóch niezależnych elementów:

  • Wysyłanie zleceń za pomocą wiadomości e-mail
  • Potwierdzanie przyjęcia zlecenia przez kierowcę za pomocą linku potwierdzającego

Za pomocą tych mechanizmów zapewniamy prostą w użyciu ale dwukierunkową komunikację. Prostą, bo wysłanie zlecenia do kierowcy to dwa kliknięcia a jego potwierdzenie to jedno kliknięcie!

Wysyłanie zlecenia do kierowcy

Wszędzie tam gdzie dotychczas były wydruki zleceń wyjazdowych (pobieranie plików pdf) teraz pojawiła się dodatkowa możliwość, wysłanie wiadomości e-mail ze zleceniem. Najbardziej naturalnym miejscem jest oczywiście kalendarz i wydruk z dymku trasy:

Po kliknięciu otworzy się menu wyboru wydruków z danego zlecenia na którym pojawiły się nowe opcje:

Jednak warunkiem poprawnego działania jest podanie poprawnych adresów e-mail w kartotekach kierowcy. W przypadku braku adresu funkcja jest niedostępna:

Po kliknięciu w ikonę „koperty”, będziemy mieli możliwość wyboru, który rodzaj dokumentu zlecenia wyjazdu zostanie wysłany jako załącznik:

Następnie wysyłamy za pomocą przypisku „Wyślij teraz”.
Kierowca otrzyma wiadomość zawierającą następujące informacje:

Od tego miejsca zaczyna się druga część tego podsystemu, czyli potwierdzenie przez kierowcę przyjęcia zlecenia.

Potwierdzanie przyjęcia zlecenia przez kierowcę

Drugim mechanizmem w tym podsystemie jest możliwość automatycznego potwierdzenia przez kierowcę zapoznania się przyjęcia zlecenia do realizacji. Działa on w taki sposób: w chwili wysłania wiadomości, zapisywana jest data i godzina i zmieniany jest status na wysłane – kolor żółty. Gdy kierowca otrzyma i przeczyta wiadomość, jedyne co musi zrobić aby potwierdzić przyjęcie danego zlecenia, to kliknąć w link znajdujący się w danej wiadomości:

Po kliknięciu status zmienia się na kolor zielony. Statusy potwierdzeń przez kierowców wyświetlają się w dymku trasy:

Jak również w podglądzie zlecenia:

Oczywiście statusy są też w kalendarzu kierowców:

Nieco więcej opcji ma Edycja Trasa, bo po za funkcją informacyjną ma też możliwości edycyjne:

  • ustawienia statusu powiadomienia telefonicznego
  • wysłania wiadomości ze zleceniem

Po wejściu w edycję trasy mamy:

Dla każdego kierowcy możemy sprawdzić lub ustawić status lub wysłać zlecenie za pomocą wiadomości e-mail:

Konfiguracja

Aby móc w całości korzystać z możliwości powiadamiania kierowców wprost z kalendarza, musli ustawić kilka rzeczy:

1) Pierwszą z nich jest wprowadzenie adresów e-mail kierowców. Adresy e-mail danego kierowcy ustawiamy w edycji karty kierowcy:

2) Po drugie, trzeba włączyć tą funkcję w kalendarzu w opcjach wyświetlania:

3) Trzecią opcją konfiguracyjną jest ustawienie adres e-mail na który będą przychodziły ew. odpowiedzi od kierowców, czyli jakiś ogólny, biurowy adres.
Ten krok jest realizowany przez nasz BOK

 

Wysyłanie i potwierdzanie zleceń przez kierowców prosto z kalendarza tras