PlanBus.pl umożliwia komunikację z kierowcami za pomocą poczty e-mail. Podsystem ten składa się z dwóch niezależnych elementów:

  • Wysyłanie zleceń do kierowców za pomocą wiadomości e-mail
  • Potwierdzanie przyjęcia zlecenia przez kierowcę za pomocą linku potwierdzającego

Za pomocą tych mechanizmów zapewniamy prostą w użyciu, ale dwukierunkową komunikację. Prostą, bo wysłanie zlecenia do kierowcy to dwa kliknięcia a potwierdzenie kierowcy – to jedno kliknięcie!

Wysyłanie zlecenia do kierowcy

W celu wysłania zlecenia do kierowcy przejdź do Kalendarza. Kliknięcie na pasek wybranego zlecenia otworzy dymek z informacjami o zleceniu. W celu wysłania zlecenia kliknij jeden z dwóch przycisków „Wydruk” na dole dymku:

Kliknięcie w pierszy przycisk „Wydruk” otworzy okno, w którym to mamy dostęp do wydruków dla kierowców oraz do pojazdów. W oknie tym znajduje się przycisk z ikoną koperty symbolizujący interesujące nas wysłanie zlecenia do kierowcy.
Po jego kliknięciu otworzy się dymek z następującymi opcjami do wyboru:

Na adres e-mail kierowcy możemy wysłać zlecenie wyjazdu w wersji pełnej lub prostej. Załączyć do zlecenia możemy również kartę drogową. Po zaznaczeniu wybranych przez nas opcji odpowiadających informacjom jakie chcemy przekazać naszemu kierowcy klikamy przycisk „Wyślij teraz”.

Kierowca otrzyma wiadomość zawierającą następujące informacje:

Jednak warunkiem poprawnego działania funkcji wysyłania zleceń do kierowców jest podanie poprawnych adresów e-mail w karcie kierowcy. W przypadku braku adresu funkcja jest niedostępna:

Od tego miejsca zaczyna się druga część tego podsystemu, czyli potwierdzenie przez kierowcę przyjęcia zlecenia.

Potwierdzanie przyjęcia zlecenia przez kierowcę

Drugim mechanizmem w tym podsystemie jest możliwość automatycznego potwierdzenia przez kierowcę zapoznania się ze zleceniem i przyjęcie go do realizacji. Działa on w taki sposób: w chwili wysłania wiadomości, zapisywana jest data i godzina i zmieniany jest status na „wysłane” – kolor żółty ikony powiadomień. Gdy kierowca otrzyma i przeczyta wiadomość, jedyne co musi zrobić aby potwierdzić przyjęcie danego zlecenia, to kliknąć w link znajdujący się w danej wiadomości:

Po kliknięciu status zmienia się na „potwierdzony” – kolor zielony ikony powiadomień. Statusy potwierdzeń przez kierowców wyświetlają się w dymku trasy:

Jak również w podglądzie zlecenia:

Oczywiście statusy są widoczne również w kalendarzu kierowców, na paskach zleceń:

Nieco więcej opcji ma Edycja Trasa, bo po za funkcją informacyjną ma też możliwości edycyjne:

  • ustawienia statusu powiadomienia telefonicznego
  • wysłania wiadomości ze zleceniem

Aby wejść w Edycję Trasy klikj pasek zlecenia, a następnie przycisk „Edycja”:

W trybie Edycji Trasy mamy możliwość edycji statusów powiadomienia kierowców:

Dla każdego kierowcy możemy sprawdzić lub ustawić status lub wysłać zlecenie za pomocą wiadomości e-mail:

Konfiguracja

Aby móc w całości korzystać z możliwości powiadamiania kierowców wprost z kalendarza, należy wykonać kilka ważnych kroków:

1) Pierwszym z nich jest wprowadzenie adresów e-mail kierowców. Adresy e-mail danego kierowcy ustawiamy w edycji karty kierowcy:

2) Po drugie, trzeba włączyć tą funkcję w kalendarzu w opcjach wyświetlania:

3) Trzecią opcją konfiguracyjną jest ustawienie adres e-mail na który będą przychodziły ew. odpowiedzi od kierowców, czyli jakiś ogólny, biurowy adres.
Ten krok jest realizowany przez nasz BOK

 

Wysyłanie i potwierdzanie zleceń przez kierowców prosto z kalendarza tras